Деловое

Виды и основные фазы делового общения

Виды и основные фазы делового общения

включайся в дискуссию

 

Деловое общение является неотъемлемой частью жизни современного общества. Каждый день на работе люди, имеющие определенный статус и занимающие ту или иную должность, прибегают к различным его видам и строго соблюдают гласные и негласные правила делового этикета. Правильно выстроенное деловое общение приведет даже начинающего менеджера к успешному достижению цели.

Особенности

За понятием делового общения скрывается разновидность коммуникации, цель которой не сам процесс переговоров, а решение конкретной задачи или достижение определенной цели, которая является связующей для всех участников беседы и лежит за пределами самого процесса общения.

Данный вид коммуникации отличатся от других видов наличием следующих обстоятельств:

  • цель, мотивы или деятельность должны быть общими для всех собеседников;
  • участники переговоров находятся в общем пространственно-временном промежутке: бизнес-коммуникации могут происходить в какой-либо организации, группе или команде;
  • все участники данного процесса взаимосвязаны, между ними четко распределены социальные роли и выстроена иерархия общения;
  • общение в данном контексте имеет жесткий регламент, которому должны подчиняться все участники вне зависимости от статуса: нормы поведения в рабочей обстановке – это деловой этикет.

Основные правила делового этикета предполагают следующее:

  • Деловые собеседники должны придерживаться определенного стиля общения, четко и кратко формулировать свои мысли, приводить весомые доводы в пользу своей точки зрения и уметь слушать и слышать собеседника. Это поможет продуктивно провести беседу, не отнимая лишнего времени у деловых людей.
  • При таком общении участники беседы должны быть максимально вежливыми. Деловые встречи преследуют какую-то выгоду, поэтому иногда приходится общаться с не особо приятными людьми.
  • Понятность слов и простые предложения присущи данному стилю. Выражаясь сложными терминами и иностранными словами, можно ввести человека в заблуждение или вовсе оскорбить его. В свою очередь, это помешает достижению поставленной цели.

Функции

Деловое общение несет в себе три основные функции, которые имеют различные конечные цели и принципы воздействия на человека:

  • Информационно-коммуникативная функция предполагает сбор и формирование конкретной информации участниками беседы, а также обмен накопленными знаниями в процессе переговоров.
  • Регулятивно-коммуникативная функция направлена на коррекцию поведения участников общения. Во время корпоративного общения субъект регулирует не только собственную модель поведения, но и других участников беседы. Для выполнения этой функции подходят такие методы: убеждение или внушение в рамках речевого этикета, копирование поведения.
  • Эффективно-коммуникативная функция непосредственно связана с эмоциональными аспектами субъектов общения.

Любой вид коммуникации оказывает колоссальное влияние на психоэмоциональное состояние человека, которое влияет на его отношение к окружающему миру.

Виды

Все существующие разновидности делового общения классифицируются по многим параметрам. Рассмотрим наиболее популярные среди существующих.

В зависимости от метода обмена информацией выделяют устное и письменное деловое общение:

  1. К письменным типам бизнес- коммуникации можно отнести всевозможные документы служебного предназначения. Это могут быть справка-доклад, пояснительная записка, отчеты и протоколы заседаний, деловые письма, заявление, внутренний устав фирмы, акт о списании, приказ, указание в письменном виде, должностная инструкция и многое другое. Любой официальный документ с подписями или печатями является субъектом делового общения.
  2. Переговоры, встречи, совещания, бизнес беседы, доклады, планерки могут быть отнесены к устному типу делового общения.

По способу взаимодействия между участниками существуют прямые и косвенные виды делового общения:

  • Прямое общение предполагает проведение переговоров между партнерами без использования дополнительных средств, то есть собеседники находятся в одном помещении и общаются лицом к лицу.
  • Косвенный контакт происходит с применением современных средств связи – телефона, электронной почты, видеосвязи.
  • Дистанционное общение позволяет оперативно решать некоторые вопросы между партнерами из разных стран. Но опыт показывает, что личные беседы являются наиболее продуктивными.

Еще одна классификация предполагает разделение видов бизнес-коммуникаций на вербальное и невербальное общение:

  1. Вербальная коммуникация подразумевает взаимодействие между людьми с помощью человеческой речи. При помощи языковых систем и в зависимости от намерений человека формируются речевые тексты. Они могут иметь как письменную, так и устную форму.
  2. Невербальное взаимодействие между людьми происходит без использования речи. Средством этого общения является внешнее проявление чувств и эмоций – язык жестов, мимика лица, взгляд и моторика тела. Их объединяет общее понятие: кинестика.

Формы взаимодействия

Помимо видов, выделяют и формы делового общения, они разделяются на монологические и диалогические.

  1. В первую группу входят формы коммуникации с одним участником: доклад, обращение, приветственная речь, реклама. В данном случае человек выступает в роли оратора и доносит слушающим какую-то информацию. Он должен четко понимать то, о чем говорит, и уметь понятно излагать свои мысли.
  2. Диалогические формы предполагают наличие двух и более участников.

Переговоры являются подходящей формой коммуникации при обсуждении наиболее важных вопросов и бывают:

  • вертикальные – с вышестоящим начальством;
  • горизонтальные – внутри организации;
  • несанкционированные – то есть незапланированные, проводящиеся внеурочно;
  • на высшем уровне – встречаются только лица в статусе руководителей заинтересованных компаний;
  • за расширенным столом – встреча рабочих групп или специально назначенных комиссий.

Беседа среди прочих форм имеет самый неформальный, упрощенный характер взаимодействия в рабочей обстановке. К этой форме можно отнести любой контакт на работе, который призван решить проблему. Далеко не все обладают даром в нужный момент завести непринужденную беседу с начальством и тактично подвести к решению интересующих вопросов.

Дискуссия или спор – путь к решению поставленной задачи посредством сопоставления разных, нередко противоположных точек зрения. Результат продуктивной дискуссии – принятие единого решения по взаимному согласию сторон после поочередного выслушивания всех положительных и отрицательных моментов. Эта форма общения имеет наиболее яркую эмоциональную окраску, но в деловых кругах принято следовать некоторым правилам. Оппоненты не должны говорить долго, перебивать друг друга.

Залогом успеха является взаимоуважение и лояльное отношение к мнению других.

Фазы

Процесс делового разговора от своего начала до достижения поставленной цели принято разделять на определенные этапы или фазы.

Рассмотрим каждую из них более подробно.

  • Подготовка к назначенной встрече. На этом этапе очень важно наметить план предстоящей беседы, четко обозначить для себя круг необходимых к решению задач. Заранее стоит навести справки о собеседнике, исходя из чего выбрать тактику беседы и необходимые доводы. Ведь от того, насколько содержательной будет встреча, зависит и ее результат.
  • Обозначение места и временного промежутка для проведения переговоров. Определение этого параметра зависит от роли собеседников. Обычно координаты переговоров задаются вышестоящим собеседником. Если встреча на равных, то участники могут договориться обоюдно.
  • Установка и налаживание контакта с собеседником. Эта фаза по своему функциональному назначению и является началом переговоров. Нередко первый взгляд или слово собеседника складывают подсознательное отношение к нему и влияют на желание продолжать разговор. Во время установления контакта важно как можно быстрее расположить к себе собеседника и завершить этап установкой психологического контакта – момента, когда все участники общения готовы перейти к сути.
  • Обозначение проблемы и обмен имеющейся информацией. В этой фазе важно озвучить все интересующие вопросы, обозначить направленность беседы, дать общее понимание проблемы.
  • Аргументы в пользу предлагаемого решения. Фаза аргументации тесно взаимосвязана с предыдущим этапом и плавно вытекает из него. В этот период очень важно отметить все позитивные стороны своего видения разрешения вопроса, применить навыки убеждения, особенно если собеседник придерживается другой точки зрения.
  • Контраргументы. На этом этапе происходит выслушивание встречных доводов собеседника, который не всегда может быть согласен. Важно внимательно и спокойно выслушивать собеседника, понять суть его позиции. Наводящие вопросы помогут понять, не связаны ли возражения с недостатком представленной информации.
  • Поиск компромисса в решении поставленной задачи. В процессе поочередного выдвижения аргументов и предложений и происходит поиск решения, которое устроит все стороны переговоров.
  • Принятие решения. Этот этап обозначает согласие всех сторон с единой позицией, приход к общему знаменателю.
  • Фиксация результатов. Все бизнес-встречи завершаются подписанием письменного подтверждения о принятии совместного решения. Договор является отражением того, что встреча имеет конечный приемлемый для всех результат.
  • Завершение контакта. После обсуждения важных вопросов нужно уметь правильно расстаться с собеседниками, возможно, оставить визитку или попросить контактные данные у партнеров.
  • Анализ полученных результатов. Эта фаза является завершающей. Она призвана показать, насколько принятое решение было правильным и прибыльным для участников беседы.

На основе такого анализа бизнес-партнеры принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.

Советы и рекомендации

Залог успешного ведения бизнеса – правильно выстроенное деловое общение со своими клиентами и партнерами. Чтобы достичь этого, следует принять во внимание некоторые нюансы.

  • Необходимо всегда держать ситуацию под контролем. Проявление эмоций и чувств неуместно в деловой среде. Чувство страха и неуверенность могут помешать принятию решения, а вызванное манипуляциями собеседника чувство жалости привести к подписанию невыгодного контракта. Неприемлемо проявление несдержанности и агрессии во время проведения диалогических видов общения - таких, как дискуссия. С неуравновешенным и вечно сомневающимся партнером вряд ли кто-то захочет иметь дело.
  • Умение предугадывать желания клиента – еще одна важная составляющая успешного ведения дел, ведь в любом бизнесе вся деятельность предприятия направлена на удовлетворение потребностей клиента. Внимательность и обходительность, обслуживание по высшему разряду заставят клиента возвращаться вновь.
  • Планирование и умение отличить главное от второстепенного. В любых переговорах важно изъясняться коротко и ясно, не углубляясь в детали второго плана. Обычно у деловых людей время ограничено, поэтому не стоит готовить длинные монологи для важных встреч.
  • Деловые отношения не должны пересекаться с личными. Даже если человек вызывает неприязнь, это не означает, что он не может быть полезен в деловом отношении. Проявление доброжелательного и благосклонного отношения, искренний интерес к аргументам собеседника позволят продуктивно провести встречу.
  • Честность и прозрачность намерений. Во время переговоров нужно вести себя искренне, подтверждая свои слова фактами и статистикой. Ведь любой нечестный поступок ради выгодной сделки может навсегда подорвать доверие партнера и испортить репутацию.
  • Знание основ делового этикета.

Такие нехитрые правила, как предложение чашки кофе перед началом встречи, искренне желание помочь в мелочах, умение вовремя извиниться за ошибку настроят партнера или клиента на позитивный лад и дадут почувствовать себя важным.

На видео ниже рассказано о 5 основных правилах делового общения.

Комментарии
Автор комментария